Tipos de gastos de una empresa o autónomo y como contabilizarlos

Resumen – Aunque parezca una barbaridad hay un montón de pequeñas empresas y autónomos que o no llevan la contabilidad de su negocio o lo hacen de mala manera. Aunque lo ideal es contar con un programa de contabilidad o CRM una plantilla puede valer. Vamos a ver cómo realizar el seguimiento de los gastos de una pequeña empresa o autónomo correctamente.


Si ya es importante contabilizar los gastos del hogar no digamos los gastos de una empresa.

Como propietario de un negocio se deberían contabilizar todos los ingresos y gastos y separar, claramente, lo que son gastos de la empresa y los que son gastos personales.

No es de recibo coger de la caja de la empresa dinero para el almuerzo o para hacer la compra.

Los gastos de una empresa

Los gastos de una empresa son aquellos pagos de cualquier característica que hacen que se reduzca el margen de ganancia y, por tanto, los beneficios del negocio.

Categorizar y apuntar los ingresos y los gastos son vitales para planificar de manera efectiva las cuentas de nuestra empresa, manteniendo unos apuntes organizados de todos los movimientos. Esto nos ayudará a la hora de ver la salud de nuestra empresa, donde fallamos o qué parte de nuestro negocio nos proporciona más beneficios.

Vamos a ver los principales tipos de gastos de una empresa pequeña o de un autónomo y a categorizarlos para poder llevar una correcta contabilidad.

Algunos puntos clave:

  • El primer paso debe ser categorizar los gastos.
  • Para llevar la contabilidad de la empresa es fundamental tener una cuenta bancaria separada y, si es posible, algún programa de contabilidad. Si estás empezando y no quieres complicarte puedes empezar por una plantilla de Excel o de Google Sheets.
  • Apuntar y prestar atención a los gastos ofrece muchos beneficios como preparar los impuestos trimestrales y ver oportunidades estratégicas para la planificación presupuestaria.

1.- Tipos de gastos de una pequeña empresa o autónomo

En un principio existen tres tipos generales de gastos:

  • Gastos fijos: Los gastos que imprescindibles para mantener el negocio y que no dependen de la facturación como puede ser el alquiler, sueldos, asesoría, transporte, seguros, impuestos, gastos de luz, agua, internet…
  • Gastos variables: Estos dependen de la actividad de la empresa y se van modificando con el paso del tiempo. Si vendemos o facturamos más algunos gastos crecerán como puede ser transporte, publicidad… la contratación temporal o la compra de productos.
  • Gastos imprevistos. Se presentan como un contratiempo que dificulta el funcionamiento de nuestro negocio. Puede ser una reparación o algún daño.

2.- Gastos deducibles

Las empresas y los autónomos cotizan por beneficios no por ingresos por lo que hay que tener en cuenta todos los gastos que son deducibles y que nos permitirán pagar menos impuestos.

Puedes deducir el IVA de los gastos, restándolo trimestralmente del IVA a pagar y y deducir los gastos se al hacer la declaración de la renta.

Aunque hay que consultar con el asesor estos gastos deducibles ya que Hacienda los mirará con lupa. Por supuesto, tienen que estar perfectamente justificados con la factura de la empresa que nos presta el servicio.

Si trabajas en casa algunos gastos pueden ser deducibles como el ordenador, Internet, mobiliario y algunos gastos corrientes. Se suelen deducir en una cantidad proporcional al espacio ocupado.
Ejemplos de gastos deducibles:

  • Alquileres
  • Sueldos y salarios
  • Adquisición de bienes para la realización de la actividad económica
  • Seguridad social o cuota de autónomos
  • Formaciones
  • Gastos de mantenimiento y reparaciones
  • Asesoría y otros servicios profesionales
  • Programas y equipos informáticos necesarios para desarrollar el negocio
  • Suministros básicos como luz, agua, gas…
  • Comidas de trabajo bien justificadas
  • Marketing y gastos de la página web
  • Gastos de transporte
  • Algunos impuestos como el IBI, el impuesto de actividades económicas…
  • Las cuotas a corporaciones o asociaciones
  • Seguros
  • Gastos financieros

3.- Cómo controlar los gastos de una empresa

Para controlar los gastos de una empresa son fundamentales cinco cosas:

Política de gastos. Priorizar gastos y presupuestarlos. Asignar más cantidad de dinero a aquellos proyectos que más impactan en nuestra cuenta de beneficios.

Hoja de ingresos y gastos. Una plantilla donde apuntar los ingresos y la salida de dinero para de un vistazo saber en qué invertimos y qué beneficios generamos.

Detectar los gastos innecesarios y poco productivos. Llevar la contabilidad de los gastos nos permite ver los gastos en los que se puede recortar sin que afecten a la empresa. También, los gastos hormiga, esos pequeños gastos inútiles y casi imperceptibles que al cabo de un periodo de tiempo suponen una cantidad considerable.

Controlar los gastos fijos. Las empresas se vuelven complacientes con los gastos fijos. Piensan que no pueden actuar sobre ellos y no es cierto. Cada cierto tiempo hay que mirar ofertas de compañías de electricidad, de internet, de seguros, de leasing, de proveedores… y obtener nuevos presupuestos que, probablemente, nos permitan ahorrar dinero.

Digitalizar los procesos. Utilizar algún software que automatice la mayor parte de los movimientos que realizamos como facturas, nóminas, stock…

Para controlar los gastos de una empresa lo primero es saber cuánto y en qué estamos gastando.

4.- Por qué hay que realizar un meticuloso seguimiento de los gastos

El seguimiento de los ingresos y gastos nos ayuda de muchas maneras:

  • Evita tensiones de tesorería
  • Nos ayuda a fijar los precios de nuestros productos o servicios
  • Son vitales para la redacción de planes de empresa
  • Sirve para identificar los gastos deducibles de nuestra empresa para preparar las declaraciones trimestrales.
  • Nos previene para futuras inspecciones o para auditorías

Recuerda que todas las notas de gastos e ingresos hay que mantenerlas durante los siguientes años a la presentación de impuestos por si hubiera alguna inspección, por si realizamos auditorías o por si buscamos fuentes de financiación.

Conclusión

Categoriza los gastos de tu empresa, apúntalos para llevar una contabilidad y repásalos regularmente. Y desarrolla una política de gastos para tu negocio.

El seguimiento de ingresos y gastos nos ayuda a determinar cómo nos está yendo financieramente, cual es la rentabilidad y el potencial de nuestro negocio, dónde podemos ahorrar y qué potenciar para ser más rentables.

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