Las mejores aplicaciones para teletrabajo

Hasta hace poco el teletrabajo era una forma de trabajar poco implantada en España, de hecho, según datos de la última la Encuesta de Población Activa del Instituto Nacional de Estadística., apenas trabajaba en esta modalidad el 4,3 % de los empleados españoles.

En la situación en la que nos encontramos desde hace unas fechas. Esta modalidad ha crecido de manera notable y ha llegado…para quedarse¡¡

En esta modalidad es vital contar con un grado alto de compromiso y autodisciplina, pero también es fundamental contar con los sistemas y herramientas apropiadas para tele trabajar con eficiencia y que puedan garantizar el éxito del trabajo a distancia.

En nuestra búsqueda sobre temas de interés para nuestros lectores, hemos visto algunos post que inciden en las herramientas para la gestión del tiempo, para el trabajo colaborativo y otros que tratan sobre cuestiones generales sobre el teletrabajo, en esta ocasión vamos a centrarnos en todos los tipos de herramientas informáticas que podréis necesitar, tales como

Herramientas de Motivación personal

  • GeeTeeDee
  • MyPomodoro

Herramientas para el control de tiempos, fichajes…

  • Toggl
  • Bienestar digital
  • Tinypulse
  • RescueTime
  • Focus To-Do

Herramientas para garantizar la concentración en el Teletrabajo

  • Forest
  • Focus Plant
  • Detox

Herramientas para la gestión de tareas

  • Calendar
  • Google Keep
  • Trello
  • Asana
  • Sesame
  • Todoist

Aplicaciones para realizar chats, y videollamadas. Comunicación grupal

  • Microsoft Teams
  • Skype
  • Slack
  • Zoom
  • Quip
  • MessageBird
  • WhatsApp
  • Google Hangouts
  • Discord
  • Evernote
  • Dropbox

Aplicaciones Ofimáticas en la Nube

  • Microsoft Office
  • Google Drive

Herramientas para realizar Webinars

  • GoToWebinar
  • Jitsi
  • Livestorm

Aplicaciones destinadas a Educación

  • Blackboard

Como os hemos comentado, vamos a ir desarrollando todas esas categorías ….empezamos con las Herramientas de Motivación personal y las Herramientas para el control de tiempos, fichajes…

Herramientas de Motivación personal

  • GeeTeeDee
  • MyPomodoro

GeeTeeDee.- Se trata de una herramienta gratuita de gestión de tareas de diseño minimalista. Dispone de todas las funciones para que añadas grupos de tareas, y dentro de cada grupo asignes ítems con diferentes prioridades. A medida que vamos completando las tareas, vamos marcando en el Checkbox que se encuentra al lado de cada Item, y con el botón completed, vamos viendo nuestro progreso.

MyPomodoro.- MyPomodoro es un software de gestión de tiempo que  consiste en realizar tareas mediante procesos de 25 minutos, tomando otros cinco cada media hora para descansar. MyPomodoro integra gestor de tareas y cronómetro Pomodoro para que lleves a cabo tus proyectos sin sentirte cansado.

Nos ayudará a seguir la técnica pomodoro correctamente y cumplir con los 25 minutos de trabajo, los 5 de descanso y los 15 minutos de descanso cada 4 pomodoros.

Herramientas para el control de tiempos, fichajes…

  • Toggl
  • Bienestar digital
  • Tinypulse
  • RescueTime
  • Focus To-Do

Toggl.- Es una app gratuita muy útil en teletrabajo. Esta herramienta es ideal para tener registrado el tiempo que lleva cada proyecto ya que cuenta con un «play» y un «stop» como si fuera un cronómetro. Así quedará grabada nuestra jornada y además sabremos en qué proyectos o tareas tardamos más. 

Bienestar digital.- Es una aplicación que nos permite conocer y mejorar nuestros hábitos digitales, conocer el tiempo que pasamos usando nuestro dispositivo Android, ofreciendo además herramientas que nos permitan desconectar y no vivir pendiente de su pantalla. Esta aplicación de Google tiene por objetivo que usemos el teléfono de forma más racional. Permite visualizar estadísticas, añadir controles horarios y programar apagados de aplicaciones. También configurar un modo ‘enfocado’ que permite evitar aplicaciones que nos distraigan.

Tinypulse.- TINYpulse Engage envía todas las semanas un pulso rápido de una pregunta a los empleados. Los empleados pueden responder utilizando el portal de empleados en el escritorio o en el dispositivo iOS o Android. Incluso envía recordatorios a quienes se olvidan de responder. Los empleados no se limitan solo a la pregunta de la encuesta. También se pueden enviar reconocimiento de pares y las propias sugerencias en cualquier momento.

Recoge información sobre el estado de ánimo de los empleados, lo que necesitan y su satisfacción.

RescueTime .- Herramienta de analíticas y gestión de tiempo basada en la web para trabajadores que desean ser más eficientes y productivos. Evita distracciones y posibilidades de esparcimiento en tu vida digital. RescueTime te ayuda a entender los hábitos cotidianos para que puedas centrarte y ser más productivo. La idea es que controlar lo que hacemos y cómo lo hacemos nos permita optimizar nuestras energías y esfuerzos retomando el control de nuestro día a día.

Focus To-Do .- Combina el Temporizador Pomodoro con la Gestión de Tareas. Es una aplicación que le va a motivar a mantenerse enfocado y lograr completar sus objetivos.  Esta brinda en un solo lugar la Técnica Pomodoro y la Lista de Cosas por Hacer, puedes captar y organizar tareas en su lista de cosas por hacer, comenzar el temporizador y enfocarse en su trabajo y estudio, crear recordatorios para tareas importantes y mandados, así como monitorear el tiempo gastado en el trabajo.

Herramientas para garantizar la concentración en el Teletrabajo

  • Forest
  • Focus Plant
  • Detox

Forest.- Esta es una app curiosa en su planteamiento y que te permitirá concéntrate en el trabajo que tengas entre manos. La premisa de Forest es sencilla: elige un árbol, márcate un objetivo de tiempo durante el cual debes estar completamente concentrado (entre un par de minutos y dos horas) y sin usar el móvil, y cúmplelo. Si fallas, es decir, si dejas la app y te vas a otra, el árbol morirá.

Focus Plant.- Similar a la anterior. Es una aplicación de temporizador de estudio de enfoque para ayudar a las personas a administrar mejor su tiempo y centrarse en las cosas importantes de su vida. Comience su sesión de enfoque y guarde el paisaje árido convirtiendo su tiempo de enfoque en gotas de lluvia y cultivando plantas.

Detox.- Esta aplicación está diseñada para bloquear temporalmente tu teléfono y de esa manera lograr que pares de jugar en él innecesariamente. Una vez que actives el bloqueo en la aplicación, no podrás utilizar tu teléfono durante el período de tiempo que seleccionaste.

Herramientas para la gestión de tareas

  • Calendar
  • Google Keep
  • Trello
  • Asana
  • Sesame
  • Todoist

Calendar.- El calendario de Google es una de las mejores herramientas para organizar la agenda del día. Con ella podremos establecer reuniones, ver calendarios de colaboradores que nos den acceso,…,etc.

Google Keep.- Una aplicación perfecta para crear notas rápidas, establecer tarjetas con tareas, tarjetas colaborativas y recordatorios de las mismas. En definitiva, esta aplicación te permitirá apuntar rápidamente todo lo que se te pase por la cabeza y recibe un recordatorio en el momento preciso o en el lugar adecuado.

Asana.- Es una herramienta de gestión de proyectos online. Su principal función es organizar el trabajo pendiente del día a día, a través de un panel en el que se le asignan tareas a cada empleado. Asana tiene una versión gratuita, enfocada a pequeñas empresas que están empezando a gestionar proyectos. En resumen: gestión de tareas, tableros kanban, cruce con calendarios y, por supuesto, entornos colaborativos para equipos.

Trello.- Similar a Asana, ya que su principal función es la de organizar tareas. Con esta aplicación puedes crear tarjetas para organizar las tareas y ordenarlas en listas: con el clásico «To do», «Doing», «Done» puedes desplazar las tarjetas según el proceso, así como asignar responsables y fechas de entrega o crear checklists. Esta herramienta te permite crear tablones con tarjetas, que a su vez pueden tener más tarjetas en su interior. Es una especie de pizarra virtual.

Tienes la posibilidad de usarla en el portátil o en el teléfono móvil, y mantener ambos dispositivos sincronizados a cada momento. Puedes utilizar Trello de forma gratuita, aunque también existen paquetes de 10 euros al mes con los que puedes ampliar sus funcionalidades.

Sesame.-  Se trata de una herramienta del control de tiempo. Los empleados pueden fichar con un solo clic. Hacer una pausa o cambiar el código de trabajo o añadir detalles del trabajo de manera inmediata. Sesame facilita la gestión del tiempo en la empresa y te permite ahorrar costes y personal para que te centres en lo que realmente importa. Controla las entradas y salidas de tu equipo, gestiona las horas extras de forma sencilla y recibe avisos en tu móvil.

Además, permite saber quién está o no disponible en cada momento y qué tarea están realizando. Así se ahorran tiempos y mensajes ya que puede consultarse el estado de cada miembro el equipo de un vistazo.

Todoist.- Se trata de un gestor de tareas multiplataforma con un bonito diseño, que te permite gestionar tu productividad en el día a día de manera sencilla, cómoda e intuitiva. Una de las cosas por las que destaca esta aplicación es por su sencillez de uso que te permite comenzar a utilizarla con total comodidad desde el primer día.

Incluye lo típico en este tipo de servicios, como tareas, subtareas, sincronización en tiempo real, aplicaciones para todo tipo de dispositivos o posibilidad de trabajar en equipo.

Aplicaciones para realizar chats, y videollamadas. Comunicación grupal

  • Microsoft Teams
  • Skype
  • Slack
  • Zoom
  • Quip
  • MessageBird
  • WhatsApp
  • Google Hangouts
  • Discord
  • Evernote
  • Dropbox

Microsoft Teams.- Básicamente se trata de un sistema de chat por equipos que habilita un espacio de archivos compartido, es decir permite mantenerte comunicado con tus compañeros de trabajo. Tiene unas funcionalidades que le permiten integrar videoconferencias, gestión de archivos y chat.

De este modo es totalmente compatible con los programas de Microsoft: Word, Excel, Power Point, etc

Skype.- Uno de los programas de videoconferencias más conocido en todo el mundo. Dispone de un chat en el que puedes mantener comunicación por escrito y adjuntar documentos. Esta herramienta ofrece una versión gratuita que resulta especialmente útil para trabajadores autónomos y pequeñas empresas.

Slack.- Esta herramienta integra correo electrónico, mensajería instantánea y otras aplicaciones como Skype, para que sea un punto de encuentro entre los trabajadores que pueden organizarse mediante grupos en los distintos apartados. Es muy útil en entornos de muchos usuarios con un trabajo bien dividido.

Permite la comunicación directa con los compañeros, y gracias a su sistema de agrupar las conversaciones en chats y grupos se puede mantener una buena organización.

Zoom.- Se trata de una plataforma para llevar a cabo conferencias y videollamadas, enfocada a un entorno laboral. Está orientada tanto a reuniones y conferencias como a streaming y clases a distancia.

Quip: esta herramienta incorpora un chat dentro del panel, dónde hablar con el equipo encargado del documento, dando opción también, a comentar sobre una parte determinada del texto. Además, con esta aplicación se pueden editar los textos desde ordenador, tablet o móvil al adaptarse a cualquier dispositivo.

MessageBird.- . Se trata de una empresa de comunicación en la nube que facilita el contacto entre una empresa y sus clientes. es de las mejores herramientas para teletrabajar. Se trata de una empresa de comunicación en la nube, y acaban de lanzar de forma totalmente gratis una nueva aplicación que facilita el contacto entre una empresa y sus clientes.

Sirve para que los trabajadores de una empresa y sus clientes mantengan contacto de forma directa y sencilla.

WhatsApp.- es una aplicación que usa prácticamente todo el mundo, no requiere aprender a emplearla, nos permite comunicarnos por escrito, audios, llamadas o videollamadas y, por supuesto, permite enviar todo tipo de archivos.

Además, puede usarse desde dispositivos móviles, pero también desde un ordenador o la web.

Google Hangouts.- Una herramienta accesible para la mayoría, dado que podemos acceder a ella desde un navegador e incluso a través de Gmail, resulta ideal para mantener conversaciones tanto por escrito como por videoconferencia o llamada grupal. 

Discord.- En una buena opción para grabar podcasts o incluso crear oficinas virtuales. Se utiliza entrando en la web o la aplicación y creando un servidor al que invitar a los demás participantes.

Evernote.- Se trata de una libreta de notas multiusos en la nube que nos permitirá mantener actualizada nuestra base de datos de manera que todos los miembros del equipo puedan consultarla y actualizarla cuando crean conveniente.

Dropbox.- Esta aplicación funciona mediante la sincronización de documentos, de manera que únicamente compartimos con nuestros compañeros aquellos documentos que sean necesarios para el proyecto y, así, facilitarnos el trabajo.

Aplicaciones Ofimáticas en la Nube

  • Microsoft Office
  • Google Drive

Microsoft Office.- Poco podemos decir de eta paquete ofimático…el de toda la vida¡¡ Si tenemos un usuario de Microsoft, podremos usarla para compartir documentos en la nube o bien usarlos en local en nuestro ordenador.

Si hablamos de documentos compartidos por otros compañeros, lo suyo es usar la interfaz web o el acceso a través de Microsoft Teams. 

Incluye:

  • Editor de texto.
  • Hoja de cálculo.
  • Herramienta para presentaciones.
  • Gestor de correo.

Google Drive.- La herramienta por excelencia a la hora de gestionar documentos en la nube. Posiblemente el mejor entorno de edición colaborativa, permitiendo la edición del mismo documento por muchos usuarios. Incluye:

  • Documentos de Google. Es el editor de texto.
  • Hojas de cálculo de Google. Es la hoja de cálculo.
  • Presentaciones de Google. Es la aplicación para presentaciones.

Herramientas para realizar Webinars

  • GoToWebinar
  • Jitsi
  • Livestorm

GoToWebinar.- Permite presentaciones interactivas con encuestas y sondeos, además de grabar la sesión para volver a verla posteriormente.

También se puede hacer un análisis de los asistentes a la charla, con datos como su nivel de interés y las preguntas formuladas.

Jitsi.- Es la única gratuita y, además, usa solo el navegador. Se envía a los participantes un enlace para que participen pinchando en él. Se puede grabar la sesión para subirla a Dropbox. Tiene un chat de texto y una función para solicitar intervenir.

Livestorm.- Sirve tanto para seminarios webs como para entrevistas, reuniones de empresa o comunicaciones internas, compartiendo documentos.

Aplicaciones destinadas a Educación

  • Blackboard

Blackboard.- Es la más extendida, con herramientas que utilizan más de 100 millones de estudiantes en 90 países. Es una especie de gestor de la relación entre cada alumno y el profesor. Ofrece utilidades para mostrar contenidos a los demás participantes, como una pizarra virtual.

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