Cómo Montar un Negocio de Organización de Eventos

La organización de eventos puede ser un negocio emocionante y gratificante, permitiéndote desplegar tu creatividad y habilidades de planificación para crear experiencias memorables.

Montar una empresa de organización de eventos es una idea atractiva e interesante por varios motivos:

Demanda Constante y Diversificada: Eventos como bodas, celebraciones privadas, y eventos corporativos siempre tienen demanda. Además, las empresas buscan constantemente experiencias memorables para fidelizar clientes o motivar a sus empleados, lo que abre oportunidades en un mercado en crecimiento.
Creatividad y Variedad: Este sector permite expresar creatividad y trabajar en ambientes dinámicos. Cada evento es único, lo que evita la monotonía y fomenta la innovación constante.
Alta Rentabilidad: Aunque hay costos iniciales, los márgenes pueden ser elevados, especialmente si se ofrecen servicios de valor añadido, como la decoración personalizada o la tecnología avanzada. La posibilidad de establecer tarifas porcentuales sobre el presupuesto del cliente puede generar ingresos significativos.
Flexibilidad en los Servicios: Puedes ofrecer servicios que se adapten a diferentes presupuestos, como planificación básica o gestión integral. Esto te permite llegar a un público amplio y construir relaciones duraderas.
Satisfacción Personal: La satisfacción de crear experiencias únicas y memorables para los clientes es gratificante. Cada evento exitoso se convierte en una prueba de tu habilidad y creatividad, lo que fortalece la reputación de tu empresa y facilita el crecimiento a través del boca a boca y las recomendaciones.

Con una planificación adecuada y una estrategia de marketing sólida, una empresa de organización de eventos no solo es rentable, sino también una oportunidad de trabajo emocionante y satisfactorio.

Cómo Montar una Empresa de Decoración de Eventos: Guía Detallada

Aquí os traemos una guía detallada para establecer tu propia empresa de organización de eventos:

Adquiere la Formación y Experiencia Necesarias

Es importante tener una buena comprensión de lo que implica la organización de eventos. Puedes adquirir formación a través de cursos especializados, certificaciones y trabajando en el sector. La experiencia práctica es invaluable; trabajar para una empresa de eventos existente puede proporcionarte conocimientos esenciales sobre la logística, la gestión de proveedores, la atención al cliente y la resolución de problemas.

Define tu Nicho

Hay muchos tipos de eventos: corporativos, bodas, fiestas de cumpleaños, ferias, conciertos, etc. Identifica qué tipo de eventos disfrutas más y dónde puedes aportar más valor. Conocer tu nicho te ayudará a dirigir tus esfuerzos de marketing y a establecer tu reputación.

Elabora un Plan de Negocios

Este es un paso crucial. Tu plan de negocios debe detallar cómo conseguirás clientes, qué servicios ofrecerás, cómo fijarás tus precios, qué proveedores necesitarás y cómo te diferenciarás de la competencia. También debes incluir un análisis de costos y proyecciones financieras.

Registra tu Negocio

El proceso para registrar tu negocio varía según el país y la región. Asegúrate de cumplir con todas las regulaciones y requisitos legales. Puedes necesitar obtener permisos o licencias, y también querrás asegurarte de que tu negocio esté asegurado para protegerte de cualquier responsabilidad.

Desarrolla tu Red de Proveedores

La organización de eventos a menudo implica trabajar con una variedad de proveedores, incluyendo caterings, empresas de alquiler de equipo, floristas, fotógrafos, y más. Construir relaciones sólidas con proveedores confiables puede marcar la diferencia en la calidad de tus eventos.

Crea tu Marca y Establece tu Presencia Online

Desarrolla un logo y una imagen de marca que reflejen tu estilo y profesionalismo. Crea un sitio web atractivo y fácil de usar que muestre tus servicios, ejemplos de eventos anteriores y testimonios de clientes. También debes tener una presencia activa en las redes sociales, publicando regularmente y participando con tu comunidad.

Comienza a Captar Clientes

Una vez que estés listo para lanzarte, necesitarás comenzar a captar clientes. Esto puede implicar estrategias de marketing online y offline, establecer relaciones con empresas locales, asistir a eventos de networking, y pedir referencias a tus contactos.

Proporciona un Servicio Excepcional

La clave para el éxito en la organización de eventos es proporcionar un servicio excepcional. Esto significa escuchar cuidadosamente a tus clientes, ser detallista en la planificación y ejecución, resolver problemas de manera eficaz, y siempre ir más allá para impresionar.

Recursos Necesarios

Formación y Experiencia: Necesitarás una comprensión profunda de la logística de eventos, la gestión de proveedores, el servicio al cliente y la resolución de problemas.
Habilidades de Gestión de Proyectos: La organización de eventos es una forma de gestión de proyectos. Necesitas ser capaz de gestionar múltiples tareas y detalles simultáneamente, y siempre cumplir con los plazos.
Habilidades Interpersonales: Debes ser capaz de comunicarte eficazmente con clientes, proveedores y personal, y ser capaz de manejar las expectativas y manejar conflictos.
Capacidad para Manejar el Estrés: Los eventos pueden ser estresantes, con muchas variables y potencial para problemas inesperados. Necesitas ser capaz de mantener la calma bajo presión y encontrar soluciones rápidas.
Herramientas de Planificación: Las herramientas de software pueden ayudar a gestionar las tareas, el seguimiento de los detalles, la comunicación con el equipo y los proveedores, y el mantenimiento de la documentación del evento.
Presencia Online: Un sitio web profesional y una presencia activa en las redes sociales son esenciales para la promoción y la captación de clientes.

Crear una empresa de organización de eventos puede ser un desafío, pero con la preparación y la dedicación adecuadas, puedes construir un negocio exitoso que crea experiencias memorables para tus clientes.

Una empresa de organización de eventos puede ofrecer una amplia gama de servicios para satisfacer las necesidades de diferentes tipos de eventos. Aquí hay algunos servicios comunes que podrías ofrecer:

Planificación y coordinación del evento: Desde la conceptualización hasta la ejecución, te encargarás de planificar todos los detalles del evento, como la selección del lugar, la gestión de proveedores, la logística, el diseño y la decoración, la coordinación de horarios, etc.

Gestión de proveedores: Identificar y contratar proveedores de servicios necesarios para el evento, como catering, alquiler de equipos, servicios de fotografía y videografía, entretenimiento, diseño floral, servicios de transporte, etc.

Diseño de eventos y decoración: Crear una estética visual atractiva y coherente para el evento, que incluye la selección de colores, temáticas, diseño de invitaciones, creación de espacios decorativos, iluminación, y más.

Planificación de presupuesto: Ayudar a los clientes a establecer un presupuesto realista para el evento y gestionar los gastos de manera eficiente.

Gestión logística: Coordinar los aspectos logísticos del evento, como la gestión de invitados, el alojamiento, el transporte, la gestión de permisos y licencias, la seguridad, la gestión de acreditaciones, etc.

Servicios de entretenimiento: Organizar y coordinar actividades de entretenimiento, como música en vivo, DJs, actuaciones, espectáculos, animadores, etc.

Servicios de catering: Coordinar la selección de menús, la contratación de servicios de catering y asegurarse de que se satisfagan las necesidades dietéticas de los invitados.

Servicios de tecnología y audiovisual: Proporcionar equipos de sonido, iluminación y audiovisual para presentaciones, proyecciones, sistemas de sonido, videografía, etc.

Gestión de invitados y RSVP: Gestionar la lista de invitados, enviar invitaciones, gestionar confirmaciones de asistencia y atender a las necesidades de los invitados.

En cuanto a los clientes potenciales, pueden incluir:

Empresas y corporaciones que buscan organizar conferencias, convenciones, reuniones corporativas, lanzamientos de productos, fiestas de fin de año, etc.
Parejas que buscan organizar bodas y ceremonias de compromiso.
Particulares que deseen organizar fiestas privadas, como cumpleaños, aniversarios, despedidas de soltero/a, etc.
Instituciones educativas que necesiten coordinar eventos estudiantiles, ceremonias de graduación, conferencias, etc.
Organizaciones sin fines de lucro que buscan organizar galas, eventos de recaudación de fondos, conferencias, etc.
Agencias de marketing y publicidad que requieren servicios de organización de eventos para sus clientes.
Hoteles y resorts que necesitan asistencia en la organización de eventos para sus huéspedes.

Es importante identificar y dirigir tus servicios a los clientes potenciales adecuados para tu nicho de mercado y especialidades.

Aquí tienes una lista detallada de precios orientativos en euros para servicios típicos de una empresa organizadora de eventos. Los costes pueden variar según el tipo de evento, la localización y las necesidades específicas del cliente.

Consultoría y Planificación Básica

Precio: 300 – 1.200 €
Descripción: Incluye reuniones iniciales para definir el concepto del evento, la selección de proveedores básicos y la elaboración de un plan general.

Coordinación el Día del Evento

Precio: 700 – 2.000 €
Descripción: Abarca la supervisión de proveedores, montaje de instalaciones, y resolución de imprevistos el día del evento. Ideal para bodas o eventos corporativos donde el cliente necesita apoyo específico en la ejecución.

Gestión Completa del Evento

Precio: 2.500 – 10.000+ €
Descripción: Incluye desde la planificación hasta la ejecución total del evento. Este servicio es ideal para grandes eventos, bodas de alto nivel o galas corporativas. Generalmente, los precios se basan en un porcentaje del presupuesto total del evento (entre 10-15%).

Decoración y Ambientación

Precio: 400 – 3.000+ €
Descripción: Incluye diseño del tema, alquiler de mobiliario, arreglo floral y elementos decorativos adicionales. Los costos pueden aumentar según el tamaño y complejidad del montaje.

Alquiler y Montaje de Equipos Audiovisuales

Precio: 300 – 5.000+ €
Descripción: Equipos de sonido, iluminación, proyección y efectos especiales. La tarifa depende del equipo necesario y la duración del evento.

Gestión de Catering

Precio: 20 – 100 € por persona
Descripción: Varía según el menú, la cantidad de invitados, y el tipo de servicio (buffet, cena formal, etc.).

Fotografía y Videografía Profesional

Precio: 500 – 3.000+ €
Descripción: Incluye la cobertura del evento, edición de imágenes, y en algunos casos, la realización de un video resumen.

Entretenimiento y Animación

Precio: 200 – 4.000+ €
Descripción: Contratación de DJs, bandas en vivo, animadores y otras actividades de entretenimiento. Los precios dependen del tipo y duración del espectáculo.

Gestión de Invitaciones y RSVP

Precio: 150 – 800 €
Descripción: Diseño, envío y gestión de invitaciones, así como la confirmación de asistencia de los invitados.

Otros Servicios Especializados (personalización)

Precio: Depende del tipo de servicio solicitado
Descripción: Otros servicios como diseño personalizado de recuerdos, transporte de invitados, o seguridad privada se cotizan según los requerimientos específicos.

Elementos y recursos necesarios para montar empresa de organización de eventos.

Al montar una empresa de organización de eventos, necesitarás adquirir ciertos elementos y recursos esenciales para realizar tu trabajo de manera eficiente y satisfactoria. A continuación, se enumeran algunos elementos y recursos necesarios:

Equipo de Oficina:

Ordenadores y software de productividad (como Microsoft Office)
Impresora, escáner y fotocopiadora
Línea telefónica y teléfono
Mobiliario de oficina (escritorios, sillas, estanterías, etc.)
Papelería y suministros de oficina (bolígrafos, papel, carpetas, notas adhesivas, etc.)

Software y Herramientas de Gestión de Eventos:

Software de gestión de proyectos y colaboración (como Asana o Trello)
Software de gestión de clientes y contactos
Plataformas de planificación y diseño de eventos (como Eventbrite o Cvent)
Herramientas de gestión de presupuesto y seguimiento de gastos

Transporte y Logística:

Vehículo(s) para el transporte de equipos y suministros
Equipo de transporte y embalaje (cajas, carritos, etc.)
GPS y mapas para facilitar la navegación

Relaciones con Proveedores:

Base de datos de proveedores confiables y especializados (catering, alquiler de equipos, decoración, etc.)
Contratos y acuerdos legales con proveedores

Material de Promoción y Marketing:

Tarjetas de presentación y material impreso de marketing
Sitio web profesional y atractivo
Perfiles en redes sociales y estrategia de marketing en línea
Fotografía y videos de eventos anteriores para mostrar tu trabajo

Contactos y Red de Profesionales:

Contactos en la industria de eventos, proveedores y otros organizadores de eventos
Red de profesionales como fotógrafos, músicos, artistas, floristas, etc.

Equipo Técnico y Audiovisual:

Equipos de sonido, micrófonos, altavoces, proyectores, pantallas, etc.
Personal técnico para la instalación y operación del equipo audiovisual

Seguro y Licencias:

Seguro de responsabilidad civil y seguro de eventos
Licencias y permisos necesarios para operar y organizar eventos
Recuerda que los elementos y recursos necesarios pueden variar según el tipo y la escala de los eventos que planeas organizar. Es importante realizar una investigación exhaustiva y adaptar tus recursos según tus necesidades específicas y los requisitos de tus clientes.

Páginas web en español con información útil para una empresa de organización de eventos

Eventoplus: Eventoplus es una plataforma en español que proporciona noticias, artículos, recursos y directorios de proveedores para profesionales de la industria de eventos.
TodoEventos: Esta página web ofrece información y recursos sobre la planificación y organización de eventos, incluyendo consejos, ideas, guías y herramientas útiles.
GestionEventos: GestionEventos es una plataforma que ofrece información sobre eventos, herramientas de gestión, noticias y recursos para profesionales de la industria de eventos.
Eventosfera: Eventosfera es un portal de eventos donde puedes encontrar información sobre ferias, congresos, conferencias y eventos relacionados.
EventManager Blog: EventManager Blog ofrece artículos, consejos, tendencias y recursos sobre la planificación y organización de eventos.
net: Aunque se centra principalmente en bodas, Bodas.net proporciona recursos y directorios de proveedores que también pueden ser útiles para la organización de otros tipos de eventos.

Estas páginas web son excelentes recursos para mantenerte actualizado sobre las últimas tendencias, obtener consejos prácticos y conectarte con otros profesionales del sector de eventos.