➠ La digitalización de procesos es un término cada vez más utilizado en el mundo empresarial para describir la transformación digital de las empresas. Esto implica sustituir los procesos manuales en papel por procesos digitales automatizados. La digitalización ofrece numerosos beneficios, como la mejora de la eficiencia, la productividad, la transparencia y la calidad de los datos.
La eficiencia es clave en el mundo empresarial moderno, y el proceso de ventas no es la excepción. Así, un software de firma digital, elimina la necesidad de papeleo y agiliza el proceso. Esto significa que ya no hay que imprimir, escanear o enviar documentos por fax, ahorrando tiempo y recursos valiosos.
Las firmas digitales hacen que el proceso de crear, enviar y firmar contratos y documentos comerciales sea rápido y sencillo.
- 1.- Qué es un Software de firma digital y por qué es clave hoy
- 2.- La unión perfecta: CRM y firma digital
- 3.- Casos prácticos la integración de un CRM y firma digital en la gestión comercial
- 4.- Beneficios de usar un CRM con firma digital para la gestión empresarial
1.- Qué es un Software de firma digital y por qué es clave hoy
Un software de firma digital es una herramienta que permite firmar documentos electrónicos de forma segura, rápida y legal.
A diferencia de una firma manuscrita escaneada, la firma digital utiliza tecnología criptográfica para garantizar la autenticidad del firmante y la integridad del documento, evitando cualquier alteración después de la firma. En pocas palabras, es la versión digital y segura de firmar un contrato, una factura o cualquier documento oficial.
Al utilizar una plataforma con software de firma electrónica, se puede crear un nuevo contrato o propuesta en cuestión de minutos, enviarlo al cliente y realizar un seguimiento de todo el proceso en un panel de análisis.
2.- La unión perfecta: CRM y firma digital
Si combinas la firma digital y el email certificado en un CRM, prácticamente, solo usarás una herramienta para gestionar todo tu negocio.
En wiwink, el software de firma digital forma parte de un ecosistema completo diseñado para simplificar y automatizar la gestión comercial de cualquier empresa o autónomo.
Su integración dentro del CRM permite realizar todo el proceso de firma sin salir de la plataforma: desde la creación y envío del documento hasta la validación y el seguimiento de su estado en tiempo real.
Cada documento firmado a través de este CRM cuenta con total validez jurídica, cumpliendo los estándares legales europeos y garantizando la autenticidad, integridad y trazabilidad de cada transacción.
Además, gracias al uso del correo certificado, el usuario puede demostrar de forma verificable tanto el envío como la recepción del documento, añadiendo un nivel extra de seguridad y confianza.
La integración entre CRM y firma digital ofrece una experiencia unificada: todos los datos del cliente, las comunicaciones y los documentos firmados quedan centralizados en un mismo entorno.
3.- Casos prácticos la integración de un CRM y firma digital en la gestión comercial
La integración de un CRM y firma digital como la que ofrece wiwink tiene un impacto directo en la productividad y la seguridad de las empresas.
Vamos a ver algunos ejemplos que nos ayuden a visualizar como pymes y autónomos podemos beneficiarnos de esta solución integral.
➜ Caso 1. Un autónomo acelera la firma de contratos
Un autónomo que ofrece servicios utiliza este CRM para centralizar toda su gestión comercial. Gracias al software de firma digital, sus contratos se envían automáticamente desde el CRM y los clientes pueden firmarlos con un solo clic, desde cualquier dispositivo. El resultado: los tiempos de cierre se reducen hasta en un 60 % y la experiencia del cliente mejora significativamente.
➜ Caso 2. Una pequeña empresa y su equipo de ventas con procesos automatizados
Un equipo comercial aprovecha la conexión entre CRM y firma digital para gestionar presupuestos, propuestas y documentos sin salir de la plataforma. Con el correo certificado, cada envío queda respaldado como prueba legal, lo que aporta transparencia y confianza tanto al equipo como a los clientes.
➜ Caso 3: Una consultora que gestiona grandes volúmenes de documentos
Una consultora con numerosos proyectos en marcha utiliza wiwink para mantener un control total sobre la documentación firmada. Todos los archivos quedan organizados automáticamente por cliente y proyecto, lo que facilita el acceso, la auditoría y el cumplimiento normativo sin esfuerzo adicional.
4.- Beneficios de usar un CRM con firma digital para la gestión empresarial
Implementar unaplataforma de CRM y firma digital aporta múltiples ventajas que optimizan la gestión comercial y mejoran la productividad de los equipos.
Automatización de procesos: menos tareas manuales
Los flujos de trabajo se automatizan: creación, envío y firma de documentos se realizan desde el propio CRM. Esto reduce errores humanos, elimina tareas repetitivas y acelera las operaciones diarias.
Seguridad y cumplimiento legal: validez jurídica de las firmas
Un CRM de este tipo garantiza la validez jurídica y la trazabilidad de cada documento firmado. El correo certificado añade una capa adicional de seguridad y verificación.
Ahorro de tiempo y costes
La digitalización reduce drásticamente el tiempo dedicado a gestiones administrativas y los gastos derivados de papel, impresión y mensajería entre otros.
Integración total: CRM, firma digital y correo certificado en una sola herramienta
Entorno único donde se gestionan clientes, documentos y comunicaciones. Esta integración simplifica la operativa diaria y permite mantener toda la información centralizada, accesible y sincronizada en tiempo real, accesible desde cualquier dispositivo.
Experiencia del cliente mejorada: procesos más rápidos y transparentes
Los clientes disfrutan de procesos de firma más ágiles, seguros y totalmente on line. Esto mejora la satisfacción, refuerza la confianza y contribuye a una imagen más profesional de la empresa.